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Die Vorführung vor dem bedeutendsten Gremium der Firma steht an und die Unterlagen wurden kurz vorher noch einmal vollständig geändert, so dass alle Präsentationsmappen nicht mehr verwendet werden können? Hier stand schon so mancher Beschäftigter und war kurz vor dem Verzweifeln. Oder es liegen zwei Dokumente vor, die für dasselbe Thema gebraucht werden, von denen das eine aber bereits überholt ist – was man aber nicht sofort sehen kann und der Kunde wartet schon ungeduldig auf die nötigen Unterlagen. Situation bekannt? Es gibt eine einfache Antwort, mit der auch solche Sachverhalte aus der Arbeitswelt störungsfrei gemeistert werden können: das richtige Druckmanagement und Formularmanagement. Somit kann man Ärger, Zeit und vor allem auch Kapital sparen.

Die Anschaffung eines entsprechenden Programms, das dem Kunden ein professionelles Druck- und Formularmanagement zur Verfügung stellt, hat so manche wichtige Vorzüge, und zwar die Erzeugung, Abänderung, Administration und der Publikation von Formularen und Dokumenten betreffend.

Mit diesem modernen Druck- und Formularmanagement können zunächst einmal bspw. jegliche wichtigen Formulare, die es in dem Betrieb innerbetrieblich gibt bzw. die im täglichen Kontakt mit Kunden immer wieder gebraucht werden, in eine Datenbank eingepflegt und mit beliebigen Änderungsrechten versehen werden. Der Arbeitnehmer kann demzufolge bei Bedarf die benötigten Formulare oder Dokumente aus der Datenbank herunterladen, gegebenenfalls verändern, und für den Ausdruck oder auch für den Versand anordnen. Der Nutzen ist hier vor allem auch darin zu sehen, dass alle Formulare an einer Position verwaltet und gepflegt werden, und dass der Vorgesetzte bestimmen kann, welcher Angestellter welche Rechte auf welche Dokumente erhält beziehungsweise ob überhaupt jede Arbeitskraft das Druckmanagement gebrauchen darf.

Es lassen sich so beispielsweise Formulare, Textbausteine, Verträge, oder externe Vordrucke, Muster und Vorlagen bearbeiten und mit Angaben aus einer anderen Applikation für den Druck verbinden bzw. automatisch ausfüllen. Es gibt demgegenüber auch die Möglichkeit, die Formulare den Mitarbeitern leer oder ohne die Verbindung zu einer weiteren Fachanwendung zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus dient das Druckmanagement auch dazu, dass sich die Arbeitnehmer selbst ausgefüllte Unterlagen zur Verfügung stellen oder auch schnell per Email zuschicken können.

Die Softwareanwendung hat keinerlei Einschränkungen, wenn es darum geht, ob sie für eine bestimmte Firma oder für eine bestimmte Branche angebracht ist oder nicht. Nutzbringend ist ein professionelles Druckmanagement und Formularmanagement erwartungsgemäß insbesondere für diejenigen Betriebe, die außerordentlich viel mit Dokumenten zu tun haben, bzw. die ebenso einen sehr hohen Druckerverbrauch zu verzeichnen haben. Gerade für jene ist ein effizientes und modernes Dokumentenmanagement vortrefflich nützlich.

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